Geen nieuwe inbox waar uw mensen in moeten werken. Een laag onder uw bestaande mailbox die het werk doet en alleen aanklopt als het moet.
1. We koppelen uw mailbox
U houdt de mailbox die u heeft. We maken verbinding via IMAP of Gmail, met een account dat u zelf aanmaakt en op elk moment kunt intrekken. Vanaf dat moment wordt nieuwe mail binnen ongeveer een minuut opgepakt.
Wat daarbij meekomt is belangrijker dan het lijkt: niet alleen het losse bericht, maar het hele gesprek. Antwoorden worden gekoppeld aan wat eraan voorafging, ook als iemand het onderwerp heeft aangepast of als een eerder bericht nooit in deze mailbox is beland. Ontbreekt er een schakel, dan halen we die alsnog op.
2. De AI bepaalt wat er staat
U beschrijft in gewone taal wat u wilt weten. Bijvoorbeeld: is dit een offerte- aanvraag, een klacht, een factuur of iets anders? Om welke klant gaat het? Hoe urgent is het? Welk ordernummer wordt genoemd?
Het verschil met een chatbot zit hem in wat u terugkrijgt. Geen lap tekst, maar precies de velden die u heeft gevraagd, elke keer in dezelfde vorm. Daar kan een systeem mee verder. Komt er iets terug dat niet klopt, dan wordt het opnieuw geprobeerd voordat er iets mee gebeurt.
U kiest zelf welk model het werk doet. Wilt u geen mailinhoud buiten de deur, dan draait het model op uw eigen servers.
3. Er gebeurt iets
Op basis van die velden loopt de mail zijn route. Dat kan van alles zijn:
- verplaatsen naar de juiste map, labelen, markeren of archiveren
- een antwoord sturen, in het bestaande gesprek zodat de klant geen losse mail krijgt
- gegevens wegschrijven naar uw ERP, boekhouding of CRM
- een taak aanmaken voor de juiste collega
Twijfelgevallen gaan niet automatisch door. Die krijgen een mens erbij.
4. Een mens beslist waar het telt
Is de AI niet zeker, of gaat het om iets waar u sowieso naar wilt kijken, dan gaat er een vraag naar de juiste collega. Die antwoordt met één klik, eventueel met een toelichting erbij. Daarna loopt de route verder.
Komt er geen antwoord binnen de termijn die u stelt, dan blijft het niet hangen. Er volgt een herinnering, of de mail gaat alsnog een andere kant op. U bepaalt wat.
Wachten als onderdeel van het proces
Dit is waar het vaak misgaat bij handwerk. U stuurt een mail en wacht op antwoord. Blijft dat uit, dan merkt niemand het tot de klant belt.
Wachten is bij ons een stap in het proces. U stuurt een offerte en zegt: als er binnen vijf werkdagen geen reactie is, stuur dan een herinnering en zet het op de lijst van de accountmanager. Dat loopt vanzelf, ook als het druk is.
Beginnen doet u klein
We beginnen met één mailstroom die nu pijn doet. Vaak is dat info@ of orders@. Die maken we werkend en meetbaar. Pas als dat staat, kijken we naar de volgende.
Demo aanvragen en we pakken uw eigen mailstroom erbij.