U heeft een vacature voor een magazijnmedewerker. Op de vacature staat info@ als contactadres, want dat adres bestaat al. Op maandag komt er een mail binnen:
Geachte heer, mevrouw,
Hierbij solliciteer ik naar de functie van magazijnmedewerker. In de bijlage vindt u mijn cv. Ik ben per direct beschikbaar.
De mail staat tussen twee bestellingen en een vraag over een factuur. De collega die info@ doet, stuurt hem door naar de bedrijfsleider. Die zit die week op een beurs. Negen dagen later belt de bedrijfsleider de kandidaat terug. Die is net ergens anders begonnen.
Ondertussen staat het cv in info@, in de mailbox van de bedrijfsleider en in de verzonden items van de collega die het doorstuurde. Een halfjaar later weet niemand nog waar.
Waarom een sollicitatie per mail blijft liggen
Ze komt binnen waar het werk binnenkomt. Kleine bedrijven hebben zelden een apart adres voor sollicitaties. Dus staat de sollicitatie tussen bestellingen en klachten, en wordt ze afgehandeld als er tijd is. Hoe dat dichtslibben ontstaat, leest u in Waarom info@ altijd dichtslibt.
De kandidaat hoort niets. Wie solliciteert, wil weten of de mail is aangekomen. Zonder bevestiging stuurt de kandidaat de mail nog een keer, of belt. Of trekt de conclusie dat u niet geïnteresseerd bent.
Doorsturen maakt kopieën. Elke keer dat een sollicitatie wordt doorgestuurd, staat het cv in een mailbox erbij. Dat is lastig als u later moet zorgen dat die gegevens weg zijn.
Gegevens van sollicitanten mag u niet onbeperkt bewaren. Een cv en een motivatiebrief zijn persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt als richtlijn dat u ze uiterlijk vier weken na afloop van de procedure verwijdert, of tot een jaar bewaart als de kandidaat daar toestemming voor geeft. Dat is een richtlijn, geen harde wettelijke termijn. Maar het lukt alleen als u weet welke sollicitaties er liggen en wanneer de procedure voorbij was.
Wat de verwerking doet
Uw mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Een sollicitatie wordt opgevangen voordat ze tussen de rest wegzakt.
Ze herkent de sollicitatie. Een AI-model leest de mail en geeft vaste velden terug: is dit een sollicitatie, op welke vacature, of is het een open sollicitatie, en wat is de naam van de kandidaat. Het model kijkt naar de betekenis. "Ik reageer op uw vacature" en "graag kom ik bij u werken" komen op hetzelfde uit. Welke vacatures er openstaan, geeft u zelf op, zodat het model de mail aan de juiste koppelt. Hoe u bepaalt wat het model teruggeeft, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze bevestigt de ontvangst. De kandidaat krijgt antwoord op de eigen mail, in hetzelfde gesprek. Daarin staat dat de sollicitatie binnen is, voor welke vacature, en wanneer de kandidaat ongeveer iets hoort. De tekst schrijft u zelf. Er staat geen oordeel in, alleen dat de mail is aangekomen.
Ze zet de mail op één plek. De mail gaat naar een eigen map, bijvoorbeeld "Sollicitaties", of bij Gmail een eigen label. De hele mail verhuist, met de bijlagen erbij. Er wordt niets doorgestuurd, dus er ontstaan geen kopieën in andere mailboxen. Wie de sollicitatie beoordeelt, opent haar in die map.
Ze zet de sollicitatie in een lijst. Elke sollicitatie wordt een regel in een eenvoudige tabel.
| Binnen | Kandidaat | Vacature | Behandelaar | Status | Verwijderen per |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 nov | S. de Vries | magazijnmedewerker | Mark | uitgenodigd | |
| 6 nov | R. Yilmaz | open sollicitatie | Mark | afgewezen | 4 dec |
| 3 nov | L. Jansen | magazijnmedewerker | Mark | nieuw |
Zo ziet u in één oogopslag hoeveel reacties er op een vacature zijn, en welke nog niemand heeft bekeken.
Wie erover gaat, beslist
Daarna gaat er een bericht naar de collega die over de vacature gaat. Daarin staan de naam, de vacature, de datum en waar de mail staat. Onder het bericht staan knoppen:
- Uitnodigen. De collega neemt zelf contact op met de kandidaat. In de lijst staat de sollicitatie op "uitgenodigd".
- Afwijzen. De kandidaat krijgt in hetzelfde gesprek de afwijzing die u zelf heeft geschreven. In de lijst komt de datum waarop de gegevens weg moeten.
- Later beoordelen. De sollicitatie blijft openstaan en komt terug.
Het model beoordeelt geen kandidaten. Het herkent dat een mail een sollicitatie is en voor welke vacature. Of iemand geschikt is, beslist een mens. De verwerking wijst niemand af zonder dat een collega op de knop heeft gedrukt.
Hoe zo'n stap met knoppen werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken. Reageert de collega niet binnen de termijn die u instelt, dan gaat de vraag naar een achtervang, zodat een kandidaat niet negen dagen wacht omdat iemand op een beurs staat. Hoe dat doorschuiven werkt, leest u in Spoedmail die niemand oppakt.
Op tijd opruimen
Een bewaartermijn is makkelijk af te spreken en lastig bij te houden. Daarom houdt de verwerking hem bij.
Een vaste controle. Elke maandag, of op een ander moment dat u kiest, kijkt de verwerking in de lijst welke sollicitaties hun verwijderdatum voorbij zijn. Die gaan naar de behandelaar, met twee knoppen: "verwijderen" of "toestemming gekregen, bewaren tot…". Kiest de collega voor verwijderen, dan haalt de verwerking de mail uit de map en de regel uit de lijst. U stelt zelf in of de mail eerst naar de prullenbak gaat of meteen definitief weg is.
Een overzicht van wat openstaat. Dezelfde controle kan ook de sollicitaties ophalen waar nog niemand naar heeft gekeken, en die mailen naar wie de vacature heeft. Zo valt een sollicitatie die tussen wal en schip dreigt te raken op voordat de kandidaat afhaakt.
Niet elke mail over een vacature is een sollicitatie
Wie een vacature plaatst, krijgt ook mail van werving- en selectiebureaus: "Wij hebben een geschikte kandidaat voor u." Dat is acquisitie, geen sollicitatie. Het model geeft daar een eigen veld voor terug, en zo'n mail gaat naar een andere map of wordt alleen gemarkeerd. Hoe u dat soort mail van de rest scheidt, leest u in Nieuwsbrieven, out-of-office en meldingen: de mail die geen klant is.
Een vraag óver de vacature ("Is het fulltime?", "Wat is het salaris?") is ook geen sollicitatie. Die gaat met de vacature erbij naar de behandelaar, maar komt niet in de lijst met sollicitaties.
Wat er nodig is aan uw kant
Een lijst met open vacatures. De titels die het model mag herkennen. Sluit u een vacature, dan haalt u hem eruit.
Een vaste behandelaar en een achtervang. Per vacature, of één persoon voor alle sollicitaties.
Uw eigen teksten. De ontvangstbevestiging en de afwijzing schrijft u zelf. Ze gaan pas de deur uit als u ze heeft goedgekeurd.
Een afspraak over de bewaartermijn. Hoe lang u sollicitaties bewaart, en wanneer u om toestemming vraagt om dat langer te doen. Die afspraak legt u vast in uw privacyverklaring. De verwerking zorgt dat de termijn niet ongemerkt verstrijkt.
Waar het ophoudt
Bijlagen lezen we niet mee. Het cv in de bijlage ziet de verwerking niet, en ze kan ook niet zien of er wel een cv bij zit. Ze leest de tekst van de mail. Staat daarin niets anders dan "zie bijlage", dan kan het model de vacature soms niet herkennen. Die mail gaat dan als "sollicitatie, vacature onbekend" naar de behandelaar. De bijlage blijft gewoon bij de mail in de map.
Alleen wat per mail binnenkomt. Sollicitaties via een vacaturesite of een formulier op uw website vallen hier alleen onder als ze als mail in uw mailbox aankomen.
Verwijderen geldt voor de mailbox. De verwerking haalt de mail uit de map en de regel uit de lijst. Heeft een collega het cv gedownload, uitgeprint of toch doorgestuurd, dan blijft die kopie bestaan. Daarom helpt het dat de sollicitatie vanaf het begin op één plek staat.
Het model kan zich vergissen. Een sollicitatie die als gewone vraag is opgeschreven, kan het verkeerd lezen. Twijfelt het, dan gaat de mail naar de behandelaar met de vraag "is dit een sollicitatie?".
Dit is geen juridisch advies. Welke bewaartermijn bij uw bedrijf past, bespreekt u met wie uw privacybeleid kent. Wilt u dat de mail uw eigen servers niet verlaat, dan kan het model ook bij u zelf draaien. Hoe wij met uw gegevens omgaan, leest u in AVG en e-mail verwerking: wat u moet regelen.
Kortom
Een sollicitatie per mail is mail van iemand die op een antwoord wacht, met persoonsgegevens die u niet onbeperkt mag bewaren. Laat de verwerking de sollicitatie herkennen, de ontvangst bevestigen en de mail op één plek en in één lijst zetten. Een collega beslist met één klik, en een vaste controle zorgt dat afgewezen sollicitaties op tijd worden opgeruimd.