Op facturen@ komt een mail binnen van een vaste leverancier. Het logo staat erin, de naam van de contactpersoon klopt, de toon is zoals altijd:
Beste relatie,
Wegens een overstap naar een andere bank is ons rekeningnummer gewijzigd. Wilt u openstaande en toekomstige facturen voortaan voldoen op het onderstaande nummer? Het oude nummer wordt binnenkort opgeheven.
Een collega van de administratie leest het, past het nummer aan in het boekhoudpakket en gaat verder met de volgende mail. Bij de volgende betaalrun gaat het geld naar het nieuwe nummer.
Meestal is dat precies goed. Bedrijven wisselen echt van bank. Maar deze mail is ook het bekendste middel bij factuurfraude: iemand doet zich voor als uw leverancier en laat uw betaling op zijn eigen rekening uitkomen. Dat merkt u pas als de echte leverancier belt dat zijn factuur nog openstaat.
Waarom deze mail anders is dan een gewone wijziging
Klanten en leveranciers mailen vaker gewijzigde gegevens: een nieuw factuuradres, een andere contactpersoon. Hoe de verwerking zulke wijzigingen klaarzet voor een collega, leest u in "Ons factuuradres is gewijzigd".
Een nieuw rekeningnummer hoort niet in die stroom. Een verkeerd factuuradres kost een teruggestuurde brief. Een verkeerd rekeningnummer kost een betaling die u zelden terugziet. Daarom krijgt dit verzoek een eigen route, met één vaste regel: de verwerking wijzigt nooit zelf een rekeningnummer, en ze beantwoordt de mail ook niet automatisch. Ze zorgt dat het verzoek niet ongemerkt wordt afgehandeld, en dat de juiste collega het eerst nagaat.
Wat de verwerking met de mail doet
De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Een mail over gewijzigde bankgegevens wordt opgevangen voordat iemand hem tussen de facturen door afhandelt.
Ze herkent het verzoek. Een AI-model leest de mail en geeft vaste velden terug: gaat het over een gewijzigde bankrekening, welk bedrijf zegt de afzender te zijn, en welk nieuw nummer staat erin. Het model let op de betekenis, niet op één woord. "Wij bankieren voortaan bij een andere bank" en "gelieve te betalen op onderstaand IBAN" komen op hetzelfde uit. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Hoe dat werkt, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze legt de afzender naast wat u al weet. Bij elke leverancier hoort een mailadres of een domein waarvandaan hij normaal mailt. Dat staat in uw boekhoudpakket, dat de verwerking via de API kan raadplegen, of in een tabel die u zelf bijhoudt. De verwerking vergelijkt het afzenderadres van de mail met dat bekende adres. Dat is een vaste regel, geen inschatting van een taalmodel. Er komen drie uitkomsten uit:
| Wat de verwerking ziet | Wat dat betekent |
|---|---|
| De afzender mailt vanaf het bekende domein van de leverancier | Waarschijnlijk de leverancier zelf, maar nog niet bewezen |
| De mail noemt een bekende leverancier, maar komt van een ander domein | Een sterk waarschuwingssignaal |
| De afzender staat nergens bij u bekend | Onbekend, dus extra voorzichtig |
Het tweede geval is het klassieke patroon. De naam boven de mail zegt "Groothandel Jansen", het adres eronder eindigt op een domein dat er net naast zit. Zulke verschillen lees je makkelijk over. Een vaste vergelijking leest ze niet over.
Ze zet de mail apart. De mail krijgt een vlag en gaat naar een eigen map, bijvoorbeeld "Bankgegevens controleren", of bij Gmail een eigen label. Zo ligt hij niet meer tussen de gewone facturen, waar iemand hem in een drukke ochtend gewoon zou afhandelen.
Een collega gaat het na, en belt eerst
Daarna gaat het verzoek naar de collega die over betalingen gaat. Die krijgt een mail met alles op een rij: de leverancier, het afzenderadres, het bekende adres van die leverancier, de uitkomst van de vergelijking en het nieuwe nummer uit de mail. Onder het bericht staan knoppen:
- Nagebeld, het klopt. De collega heeft de leverancier gebeld en de wijziging is echt. De collega past het nummer daarna zelf aan in het boekhoudpakket.
- Nagebeld, het klopt niet. De leverancier weet van niets. De mail gaat naar een map voor verdachte mail en de collega die u daarvoor aanwijst, krijgt een bericht.
- Nog niet bereikt. Het verzoek blijft openstaan en komt later terug.
In het bericht staat ook de regel waar het om draait: bel het nummer dat u al van de leverancier had, uit uw eigen administratie. Niet het nummer onder in deze mail. Wie de mail heeft vervalst, heeft ook de handtekening vervalst.
Hoe zo'n stap met knoppen werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken. Reageert de collega niet binnen de termijn die u instelt, dan gaat het verzoek naar een achtervang. Hoe dat doorschuiven werkt, leest u in Spoedmail die niemand oppakt.
Een lijst van elk verzoek
Elk verzoek komt in een lijst: de datum, de leverancier, het afzenderadres, de uitkomst van de vergelijking, welke knop er is gekozen en door wie. Zo ziet u welke verzoeken nog openstaan, en kunt u later nagaan wie een wijziging heeft gecontroleerd.
Staat een verzoek nog open, dan staat dat in de lijst. Wilt u dat iemand het ziet voordat de volgende betaalrun klaarstaat, dan kan de verwerking dat melden aan de collega die de betalingen klaarzet.
Waarom de verwerking niet terugmailt
Bij de meeste routes op deze site krijgt de klant een antwoord in hetzelfde gesprek. Hier niet, en dat is bewust.
Is de mail vervalst, dan zit aan de andere kant van dat gesprek degene die u wil misleiden. Een bevestiging als "uw wijziging is in behandeling" vertelt hem dat de mail is aangekomen en wordt geloofd. En een vraag om aanvullende gegevens geeft hem de kans om met overtuigende antwoorden te komen.
Controle gebeurt daarom buiten de mail om, via een kanaal dat u al vertrouwde voordat deze mail binnenkwam.
Wat er nodig is aan uw kant
Een bekend adres per leverancier. Het mailadres of domein waarvandaan elke leverancier normaal mailt. Vaak staat dat al bij de leverancier in uw boekhoudpakket. Staat het daar niet, dan zetten we het in een tabel die u zelf bijhoudt.
Een vaste collega en een achtervang. Wie gaat na, en wie neemt het over als die er niet is.
Een afspraak die binnen het bedrijf geldt. Een rekeningnummer wijzigt alleen na een telefoontje naar een bekend nummer. De verwerking zorgt dat het verzoek bij die afspraak uitkomt. De afspraak zelf moet bij u vastliggen.
Waar het ophoudt
Een bekend afzenderadres is geen bewijs. Is de mailbox van de leverancier zelf overgenomen, dan komt de vervalste mail van het echte adres. De vergelijking ziet dan niets bijzonders. Daarom gaat elk verzoek om een nieuw rekeningnummer langs een collega, ook als het adres klopt.
We controleren geen technische echtheidskenmerken. De verwerking kijkt niet naar de technische controles die mailservers op een afzender doen. Ze vergelijkt het afzenderadres met wat u van de leverancier weet.
Bijlagen lezen we niet mee. Staat het nieuwe nummer alleen op een bijgevoegde factuur of in een pdf op briefpapier, dan ziet de verwerking het niet. Herkent ze uit de tekst van de mail dat het om een gewijzigde rekening gaat, dan loopt de route gewoon, en de collega opent de bijlage zelf. Zegt alleen de bijlage iets over een nieuw nummer, dan valt de mail buiten deze route.
Het model kan een verzoek missen. Een verzoek dat heel verhuld is opgeschreven, kan het model verkeerd lezen. Het helpt om in uw eigen werkwijze vast te houden dat een rekeningnummer nooit op basis van alleen een mail verandert, wie er ook om vraagt.
Kortom
Een gewijzigd rekeningnummer per mail is meestal echt, en soms de duurste mail van het jaar. Laat de verwerking het verzoek herkennen, het afzenderadres naast het bekende adres leggen en de mail apart zetten. Een collega belt de leverancier op een nummer dat u al had, en wijzigt het nummer pas daarna zelf. De verwerking mailt niet terug en wijzigt niets op eigen houtje.