Het is begin van de maand en bij een klant wordt de administratie afgesloten. Op administratie@ komt een korte mail binnen: "Wij missen factuur 2026-0814 in onze boekhouding. Kunt u die nog een keer sturen?"
Een half uur later nog een: "Kunt u mij de facturen van september opnieuw mailen? Onze accountant vraagt erom." En een derde, van iemand die u niet kent: "Ik ben de nieuwe collega van Jan bij Bouwbedrijf De Vries. Mag ik een kopie van de laatste factuur?"
Het zijn kleine verzoeken. Toch kost elk ervan een paar minuten: de klant opzoeken, de factuur opzoeken, nagaan of het klopt, opnieuw versturen, terugmailen dat het gedaan is. En zolang het niet gebeurt, staat uw factuur niet in de boekhouding van de klant, en wordt hij dus ook niet betaald.
Waarom zo'n verzoek blijft liggen
Een verzoek om een kopie lijkt geen werk. Het is geen klacht en geen bestelling, dus het belandt onderaan de stapel. Wie het oppakt, moet in twee systemen kijken: de mailbox en het boekhoudpakket.
Daar komt een vraag bij die vaak wordt overgeslagen: mag deze persoon die factuur eigenlijk hebben? Een factuur bevat bedragen, adressen en soms namen. Stuurt u hem naar iemand die niet bij de klant hoort, dan verstrekt u gegevens aan de verkeerde. In drukte wordt dat niet gecontroleerd.
Dit stuk gaat over uw eigen klanten die een kopie van uw factuur vragen. Mailt een leverancier dat zijn factuur bij u niet is aangekomen of nog niet betaald is, dan leest u dat in "Wanneer wordt onze factuur betaald?".
Wat de verwerking met zo'n verzoek doet
De mailbox wordt elke minuut gecontroleerd. Komt er een verzoek om een kopie binnen, dan doet de verwerking wat een collega van de administratie ook zou doen, in dezelfde volgorde.
Ze leest wat er gevraagd wordt. Een AI-model haalt de vaste velden uit de mail: dat het om een kopie van een factuur gaat, welk factuurnummer, ordernummer of welke periode er genoemd wordt, en of de klant de kopie naar een ander adres wil hebben. U bepaalt zelf welke velden het model teruggeeft. Hoe dat werkt, leest u in AI die bruikbare antwoorden geeft, niet alleen mooie.
Ze zoekt uit wie er mailt. Het mailadres van de afzender wordt opgezocht in uw CRM of boekhoudpakket. Zo weet de verwerking bij welke klant hij hoort, of dat hij nergens bekend is. Meer daarover in Nieuwe of bestaande klant?.
Ze zoekt de factuur op. Met het factuurnummer vraagt de verwerking de factuur op via de API van uw boekhoudpakket. Dan ziet ze voor welke klant de factuur is en naar welk adres hij eerder is gestuurd.
Ze legt die twee naast elkaar. Hoort de afzender bij dezelfde klant als de factuur? Die vergelijking is een vaste regel die u instelt, geen inschatting van een taalmodel. Van de uitkomst hangt af welke route het verzoek neemt.
Het gewone geval: een bekende klant, een bekende factuur
Dit is het grootste deel van de verzoeken. De afzender hoort bij de klant, het factuurnummer bestaat en de kopie mag naar het adres waar de factuur al eerder heen ging.
Kan uw boekhoudpakket een factuur via de API opnieuw versturen, dan vraagt de verwerking het pakket dat te doen. De factuur gaat dan de deur uit zoals elke factuur van u: met uw eigen opmaak, uit uw eigen pakket, naar het factuuradres dat daar staat. Daarna krijgt de klant antwoord op zijn eigen mail, in hetzelfde gesprek, met een tekst die u zelf schrijft:
Goedemorgen,
Dank voor uw bericht. Wij hebben factuur 2026-0814 zojuist opnieuw verstuurd naar facturen@devries-bouw.nl. Ziet u hem niet binnenkomen, kijkt u dan ook even in de map met ongewenste mail.
Kan uw pakket dat niet, dan gaat het verzoek naar een collega, met de klant en de factuur al opgezocht. Die verstuurt de factuur met een paar klikken vanuit het pakket en geeft in de mail die hij krijgt aan dat het gedaan is. Daarna stuurt de verwerking de klant dezelfde bevestiging. Het zoekwerk is dan al gedaan, en de klant hoort in beide gevallen iets terug.
Als er iets afwijkt
Niet elk verzoek past in de gewone route. Die gaan naar een collega, met de mail, de klant en de factuur bij elkaar.
- De afzender is onbekend of hoort bij een andere klant. Dan gaat er niets automatisch de deur uit. Misschien is het echt de nieuwe collega van Jan. Misschien ook niet. Een collega beslist, en kan de klant zo nodig bellen op het nummer dat al in uw systeem staat.
- De kopie moet naar een ander adres. "Stuurt u hem naar onze crediteurenadministratie" is een verzoek dat een mens goedkeurt. Is het nieuwe adres voortaan het juiste factuuradres, dan volgt het verzoek de route uit "Ons factuuradres is gewijzigd". Dan gaat de volgende factuur meteen goed.
- Het factuurnummer bestaat niet of ontbreekt. Noemt de klant alleen een ordernummer of een maand, dan kan de verwerking bij de klant navragen om welke factuur het gaat, in hetzelfde gesprek. Hoe dat navragen werkt, leest u in Bestelling zonder artikelnummer.
- Er worden veel facturen tegelijk gevraagd. Een overzicht van een heel jaar voor de accountant is werk voor een collega. Het verzoek komt bij die collega binnen met de klant al opgezocht.
Wilt u liever eerst meekijken? Dan zet u ook de gewone route langs een collega. Die keurt elk verzoek met één klik goed, en u zet het pas automatisch aan als u ziet dat het klopt. Hoe die goedkeuringsstap werkt, leest u in Mail automatiseren zonder de controle kwijt te raken.
"Ik heb hem nooit ontvangen"
Een verzoek om een kopie is soms een teken dat er iets mis is. Heeft de klant de factuur echt nooit gehad, dan staat er misschien een verouderd adres in uw pakket, of is de oorspronkelijke mail teruggekomen. Laat de klant in zijn mail weten op welk adres hij de factuur verwachtte, dan zet de verwerking dat naast het adres uit uw pakket. Verschillen die twee, dan gaat het verzoek naar een collega in plaats van de gewone route.
Kwam uw factuur terug met een melding dat de mail niet afgeleverd kon worden, dan had u het eerder kunnen weten. Hoe u die meldingen opvangt, leest u in "Uw bericht kon niet worden afgeleverd".
Wat er nodig is aan uw kant
Een boekhoudpakket met een API. De verwerking moet een factuur op nummer kunnen opvragen, met de klant waar hij bij hoort. Heeft uw pakket een OpenAPI-beschrijving, dan lezen we die in en zien we wat er per factuur beschikbaar is, en of het pakket een factuur via de API opnieuw kan versturen.
Contactpersonen per klant. De controle op de afzender werkt zo goed als de mailadressen die bij uw klanten staan. Staan daar alleen algemene adressen, dan gaan meer verzoeken langs een collega.
Een paar vaste teksten. Een voor "opnieuw verstuurd", een voor "we kijken het na" en een voor "om welke factuur gaat het?". Die schrijft u een keer, in uw eigen toon.
Waar het ophoudt
De verwerking hangt zelf geen pdf aan haar antwoord. De factuur komt uit uw boekhoudpakket, zoals elke factuur. Het antwoord van de verwerking bevestigt alleen dat het gebeurd is.
Bijlagen lezen we niet mee. Stuurt een klant alleen een schermafdruk van de factuur mee, zonder nummer in de tekst, dan ziet de verwerking dat nummer niet. Dan vraagt ze ernaar, of gaat het verzoek naar een collega.
Aan de factuur zelf verandert niets. Een ander bedrag, een andere tenaamstelling of een creditnota is geen kopie. Zo'n verzoek gaat altijd naar een collega.
Kortom
Een verzoek om een kopie van een factuur is klein, maar zolang het blijft liggen, staat uw factuur niet in de boekhouding van de klant. Laat de verwerking het factuurnummer uit de mail halen, nagaan of de afzender bij de klant hoort, de factuur opnieuw laten versturen vanuit uw pakket en de klant dat in hetzelfde gesprek laten weten. Een onbekende afzender, een ander adres of een stapel facturen gaat met alles erbij naar een collega.